Egyre gyorsuló világunkban egyre nagyobbak az elvárások a teljesítményt és a minőséget illetően, így a virtuális asszisztensek is egyre inkább a vállalkozások életének részévé válnak. Egy virtuális asszisztens kiváló, sőt az egyetlen lehetőség a fejlődő kisvállalkozások számára, hogy az egyfolytában változó tempóhoz, mindig az éppen szükséges mértékű segítséget kapják a háttérből, fix költségek nélkül.
A virtuális asszisztensek képzett szakemberek, akik vállalkozóként, távmunkában nyújtanak profi segítséget vállalkozásoknak többnyire órabérben. Végezhetnek általános háttérmunkát, de mind többen speciális tudással is rendelkeznek (pl. marketing asszisztens). Egyre népszerűbbek Magyarországon is, mert sokkal rugalmasabbak és költséghatékonyabbak, mint egy alkalmazott, mivel bárhonnan dolgozhatnak, és csak a tényleges munkaidejüket kell kifizetni.
Sajnos sok kisvállalkozó gondolja úgy, hogy csak a nagyobb cégek engedhetik meg maguknak, hogy asszisztensük legyen, pedig most, 2023-ban nem is tévedhetnénk nagyobbat! Ezzel a tévhittel pedig sajnos álmainkat és céljainkat hagyhatjuk elveszni! A mai világban egy biznisz csak akkor lehet igazán sikeres, ha a vállalkozó a lényegre összpontosítva egyfolytában követi a trendeket és építi az üzletet, a háttérmunkát pedig rábízza egy kiváló asszisztensre! Ha Téged is mardos az alábbi gondok egyike, akkor már most ott tartasz, hogy meg kell fontolnod egy virtuális asszisztens alkalmazását! Ne hagyd, hogy az álmaid a tervezőasztalon maradjanak!
1. Folyamatosan stresszesnek és túlterheltnek érzed magad
Úgy érzed, hogy a to-do listád sosem lesz kisebb, sőt egyre inkább növekszik? Állandóan dolgozol, de nem érzed, hogy egyről a kettőre jutnál?
Nehéz előbbre jutni, ha mindent egyedül csinálsz! Dicséretes dolog keményen dolgozni, de ha már az életminőséged és az egészséged rovására megy, azzal nem érdemes játszani! A hosszantartó túlterheltség és stressz elég gyorsan kiégéshez vezethet, aminek nem csak az egészséged látja kárát, hanem a munkakedved és a hatékonyságod is rohamosan csökken, vagyis bizniszed szépen lassan hanyatlani kezd.
Egy virtuális asszisztens segítségével enyhíthetsz ezen a nyomáson, mert rengeteg feladatot levehet a válladról, amik már nem kell, hogy állandóan a fejedben járjanak, így nyugodtan foglalkozhatsz a fontosabb, az üzletet előre mozdító feladatokkal.
2. A munka és a magánélet határai kezdenek eltűnni
Sokszor még otthon is e-mailekre és kommentekre válaszolsz? Egyre több feladatot cipelsz magaddal a korábban nyugisnak számító kanapédra? Ha legtöbbször este és akár még hétvégén is dolgozol, akkor ideje segítséget igénybe venni.
virtuális asszisztensed megválaszolja az e-maileket, feltölti az újabb Instagramm posztokat, elemzést készít a napi forgalomról, és az átadható feladatok száma végtelen. Neked pedig mindig lesz időd kipihenni magad másnapra.
3. A napodat főleg időrabló rutinmunkák töltik ki
Hiába dolgozol egyre többet és többet, ha jól csinálod, az időrabló rutinfeladatok sosem fognak elfogyni, sőt, ahogy növekedsz, azokból is csak egyre több lesz! Sosem fogod magad utolérni segítség nélkül, a sziszifuszi feladatokra elpazarolt időt pedig már sosem kapod vissza, hogy bárcsak a fontos dolgokra koncentráltál volna!
Az olyan apró adminisztratív feladatok, mint e-mailek ellenőrzése, meetingek egyeztetése, közösségi média profilod kezelése, számlázás, szerződések kitöltése, és még sorolhatnám, összegezve sokkal több időt visznek el a napodból, mint gondolnád! Vegyük pl. az e-mail kezelést! Egy felmérés szerint (https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy) a munkaidő 28%-át töltjük e-mailek olvasásával és megválaszolásával, ez naponta több, mint 2 óra, ami havonta már 45 óra. Gondold csak el, mi mindent kezdhetnél ezzel a 45 órával, amivel igazán fejlődhetne a céged?!
Tudom, most mit gondolsz, ezeket a feladatokat akkor is el kell végezni! Ez így van, de nem lenne jobb, ha nem Neked kellene?! A virtuális asszisztensed leveheti a válladról a terhek nagy részét, és Neked csak azzal kell foglalkozni, amit igazán szeretsz és tudsz, amiért belevágtál anno ebbe a bizniszbe, amitől tűzbe jössz, ha épp csinálod!
4. Folyton fontos dolgokat tologatsz „holnapra”, és érzed, hogy se időd, se energiád nincs a fejlesztésre
A rengeteg apró feladat igencsak leterhel minket, egyre fáradtabbnak érezzük magunkat. Legtöbbször úgy ér véget a nap, hogy csak ezekre maradt időnk, így a fejlődéshez fontos feladatok automatikusan hátrébb sorolódnak, hiszen ezek nélkül képes a cégünk működni. Néha olyan feladatokat is halogatunk, ami fontos lenne, de már nem marad rá idő, pl. egy partner megkeresésére csak 1-2 nap múlva válaszolunk, ami pörgő világunkban a kapcsolat elvesztését is jelentheti!
A megoldás természetesen ugyanaz, mint a korábbiaknál, segítségre van szükséged egy virtuális asszisztens személyében!
5. Érzed, hogy jó lenne egy kis segítség, de nincs keret egy főállású asszisztensre
Kisvállalkozóként nem, vagy csak fájdalmasan tudjuk előteremteni egy főállású alkalmazott költségeit, pláne, ha nincs is szükségünk napi 8 órányi segítségre. Legtöbbször ez az oka, hogy a legtöbb kisvállalkozó inkább saját maga csinál mindent. Ezt a megtakarítást viszont végül az egészségünk, magánéletünk és a munkaminőség romlásával fizetjük meg, ráadásul a kitűzött célok is egyre csak távolodnak.
Nem kérdés, szükségünk van tehát egy asszisztensre! Azonban egy hagyományos asszisztens szinte minden feladatát el tudja látni egy virtuális asszisztens is, ráadásul sokkal olcsóbban, hiszen csak azt a munkaidejét kell kifizetni, amit igénybe vettünk.
Ha figyelembe vesszük az alkalmazottként felvett, irodai asszisztens esetén felmerülő terheket, mint toborzás, munkabér, juttatások, eszközök, rezsi, egy virtuális asszisztens akár 70-80%-al is olcsóbb lehet egy főállású asszisztensnél!
6. Vannak területek, amikhez nem értesz
Mindannyian eltérő tudással és képességekkel rendelkezünk, és az emberiség már az evolúció korai szakaszában megtanulta, hogy ha azzal foglalkozik, amiben erős, és átadja jártasabb társának azokat a feladatokat, amiben gyengébb, akkor együtt gyorsabban és előbbre jutnak.
Egy virtuális asszisztens segítségével nem csak a munka terheit csökkentheted, hanem egyben olyan személyt is bevonhatsz a csapatba, aki szaktudásával és tapasztalataival segíteni tudja bizniszedet. Így Te továbbra is koncentrálhatsz azokra a feladatokra, amikben igazán jó vagy, míg a többi feladatot kiválóan elvégzi az asszisztensed. Ezzel összességében jobb minőséget és eredményeket érhetsz el, mintha egyedül bajlódnál mindennel.
7. A szervezettség megőrzése állandó küzdelem
Sok feladattal egyszerre foglalkozni nagyon megterhelő az agyunk számára, és ilyenkor szétszórtak kezdünk lenni. Egy vállalkozó vagy cégtulajdonos élete igen mozgalmas, nehéz mindent kézben tartani, pláne ha még a munka és a magánélet között is megpróbál egyensúlyozni.
A találkozók ütemezésétől, feladatlisták karbantartásán át, akár a névnapi üdvözlő elküldéséig virtuális asszisztensed bármiben menedzselheti az életed, így sokkal szervezettebb leszel anélkül, hogy észben kellene tartanod mindent.
8. Gyakran kicsúszol a határidőkből
A határidők folyamatos elmulasztása szép fokozatosan alááshatja ügyfeleid bizalmát, akár kiváló üzleteket veszíthetsz ezzel, nem beszélve arról, hogy hosszútávon ronthatja a hírnevedet.
Ilyen esetben egy virtuális asszisztens életmentő lehet! Leveszi a válladról a háttérmunkát, figyelmeztet a határidőkre, és így Neked marad időd és energiád, hogy a fontos dolgokkal foglalkozhass, és minden meglegyen időben.
A lényeg:
Ahogy bizniszed növekszik, valószínűleg egyre több feladatod lesz, mint amennyit képes leszel egyedül elvégezni. Ha mindent Neked kell csinálnod, biztosan nem marad időd a vállalkozás fejlesztésére, így nagyjából be is zárult a kör, a bizniszed stagnálni kezd, Te pedig egyre kimerültebb leszel!
Szükséged lesz tehát egy asszisztensre! A virtuális asszisztensek ugyanazt tudják nyújtani, mint a teljes munkaidős, irodai asszisztensek, csak töredék költségekkel, és kötelezettségek nélkül. Ha igénybe veszel egy virtuális asszisztenst, akkor bizniszed növekedésére koncentrálhatsz anélkül, hogy bele kellene merülnöd a napi munkába, ami aztán elviszi az egész napodat.