Ahogy a világunk egyre gyorsabb a digitalizáció hatására, a virtuális munkavégzés egyre inkább előtérbe kerül, amire a COVID rátett még egy lapáttal. Mára sok cégnél gyakorlattá vált, hogy a munkatársak személyes jelenlét nélkül látják el feladataikat, sőt, még az új emberek betanítása is videó meetingeken keresztül történik (pl. Zoom, Teams). Egy virtuális asszisztens esetén pedig másképp nem is működhetne.
Egy új munkaerő virtuális felvétele elsőre nehézkesnek és furának tűnhet, de hidd el, nincs nagy különbség a személyes és a virtuális megoldás között, ha ismerjük a megfelelő folyamatokat és eszközöket!
Az alábbiakban bemutatjuk, hogy milyen lépéseken kell végig menned, és mikre kell odafigyelni, hogy virtuális asszisztensed szuperül beilleszkedjen bizniszedbe.
Miért is van szükséged virtuális asszisztensre?
Ha vállalkozást vezetsz, egy ponton túl biztosan szükséged lesz segítségre! Ekkor azonban még nem biztos, hogy folyamatosan ki tudod használni egy főállású asszisztens munkaidejét, ráadásul lehet, hogy otthonról dolgozol, így nem is tudnád hol elhelyezni, plusz még egy laptopot is venned kellene neki, szóval jó lenne valami más megoldást találni!
Itt jön képbe egy virtuális asszisztens, aki egy alkalmazottként felvett asszisztenshez képest rengeteg előnnyel jár!
- Teljes rugalmasság. Távmunkában dolgozik, így igény szerint rendelkezésre áll, és bárhonnan elvégzi a munkáját.
- Költséghatékony. Fix munkabér helyett órabérben dolgozik, így annyit fizetsz neki, amennyi időre igénybe veszed.
- És végre foglalkozhatsz a céged növekedésével és fejlődésével.
Virtuális asszisztensed elvégezhet általános asszisztens feladatokat, de sokan komoly tapasztalattal rendelkeznek speciális területeken is.
Első lépések egy új virtuális asszisztens alkalmazásakor
Ha döntöttél, és alkalmazol egy virtuális asszisztenst, az első fontos lépés a betanítási folyamat lesz. Ez a folyamat a bizniszed összetettségétől függően rövidebb és hosszabb idő is lehet, de érdemes időt szánni rá, és egy befektetésként tekinteni erre, ami busásan meg fog térülni.
Fontos, hogy a virtuális asszisztensed egy emberi lény, nem egy kész szoftver, amit csak telepíteni kell! Kell egy kis idő, hogy alaposan megismerje, hogyan működik a céged, hiszen csak így fog tudni jól beilleszkedni, és így fogja tudni magas szinten ellátni a feladatait.
A betanítási folyamat kiváló lehetőséget ad arra is, hogy közben megismerjétek egymást, kialakulhasson a bizalom, ami nagyon fontos eleme a jó együttműködésnek.
Az első virtuális asszisztens felvételének lépéseivel gyakorlatilag leteszed az alapjait annak, hogy céged bármilyen nagyra növekedve rendezett és szervezett lesz. Ráadásul itt megtanulhatod, hogyan kell egy one-man-show-ból csapattá válni, hiszen óhatatlanul beletanulsz, hogyan legyél jó vezető.
A betanítási folyamat 3 alapvető lépésből áll:
- Hatékony onboarding (beléptetési) folyamat
- A feladatok megfelelő átadása
- Produktív munkakörnyezet kialakítása
Ha követed ezeket a lépéseket, új virtuális asszisztensed biztosan értékes tagja lesz cégednek!
1. Hatékony onboarding (beléptetési) folyamat
Mind a személyes, mind az online világban az új munkaerő megfelelő beilleszkedése az új környezetbe nagyon fontos. Eközben új asszisztensed megtapasztalja, milyen Veled, mint vezetővel dolgozni, valamint megkapja a megfelelő iránymutatásokat a munkája elvégzéséhez, nem utolsó sorban pedig kiderül, hogy megfelel-e az elvárásaidnak.
A hatékony onboarding folyamat elemei:
1/a. Szerepek és felelősségek meghatározása
Először is meg kell határoznod, hogy pontosan mire szeretnéd az asszisztensedet igénybe venni.
Tipikus virtuális asszisztens szerepkörök:
- E-mail fiókok kezelése
- Naptár kezelése (időpontok, értekezletek ütemezése)
- Közösségi média fiókok kezelése
- Blog tartalmak írása, feltöltése
- Könyvelés, nyilvántartások vezetése
- Adatrögzítési feladatok
- Fájlok, dokumentumok kezelése
- Vevőszolgálat
- …
Ha megvannak a szerepkörök, tisztán és egyértelműen át kell adnod neki, hogy pontosan mit és hogyan kell csinálnia!
1/b. Elvárások megfogalmazása
Vezetőként a Te feladatod, hogy pontosan meghatározd mit vársz el az új asszisztensedtől, és ő mit várhat el Tőled!
Az alábbi pontokat mindenképpen érinteni kell:
- A munkadíj kifizetésének ütemezése, időzítése
- A munkadíj mértéke
- Hogyan fogod ellenőrizni a munkáját, és követed nyomon a feladatokat
- Mennyi munkaórát vársz el tőle
- Milyen csatornán kommunikáltok
- Milyen válaszidőt vársz el
- Mi történik, ha a feladatot nem végzi el megfelelően
Fontos, hogy amiben megállapodtok, azt nem csak neki kell betartani, hanem Neked is!
1/c. Megfelelő hozzáférések biztosítása
Ha bármilyen online rendszerben dolgoznia kell asszisztensednek, ott szüksége lesz hozzáférésekre is! Ezeket mindenképpen biztosítanod kell számára, és ha elvárod, hogy céges e-mailen kommunikáljon, akkor azt is létre kell hoznod neki.
Készülj fel arra is, hogy szüksége lehet letölthető applikációkra akár laptopján, akár mobilján. Biztosítsd számára ezek egyértelmű elérhetőségét is!
Fontos azonban, hogy maradjon meg a kontroll hozzáférésed, hogy szükség esetén ellenőrizni tudd a munkáját. Ha pedig elválnak útjaitok, akkor ne felejts el megszüntetni minden hozzáférést. Érdemes tehát egy nyilvántartást vezetned, hogy pontosan mihez is adtál hozzáférést.
1/d. Utasítások és feladatok részletes átadása
Nem elég, ha szóban átadod a szükséges információkat, fontos, hogy meglegyen írásban is. Készítened kell egy lépésről-lépésre folyamat leírást, amibe szükség esetén bármikor belenézhet, amikor elakad.
Még ennél is jobb, ha hang vagy videó felvételeket készítesz az egyes munkafolyamatokról képernyő felvételekkel, instrukciókkal, hiszen az emberek nagy többsége vizuálisan sokkal gyorsabban tanul.
Bizonyos feladatok esetén nagy segítség lehet, ha checklist-eket és sablonokat is biztosítasz. Ezek lehetnek e-mail vagy dokumentum sablonok, amiket csak ki kell egészíteni, fel kell tölteni adatokkal és már használható is.
Elsőre nagy falatnak tűnhet, hogy ledokumentáld az egész cégedet, de ne ijedj meg, nem kell mindenképpen az egészet előre, egyben megcsinálnod! Ahogy asszisztensed halad a betanulással, folyamatosan készítheted neki az újabb és újabb anyagokat.
Mindezeken túl pedig biztosítanod kell róla, sőt bátorítanod kell, hogy bármilyen kérdése merülne fel, akkor kérdezhet Tőled! Ilyenkor légy türelmes és megértő akkor is, ha számodra egyértelmű dolgokra kérdez rá, mert jobb, ha mer kérdezni, mintha kellemetlennek érzi, és hibásan végzi el a feladatot. Hidd el, megéri, hosszútávon meghálálja, és szuper munkát fog végezni!
1/e. Szánj rá elegendő időt, hogy virtuális asszisztenseddel megismerjétek egymást!
Fontos, hogy asszisztenseddel bizalmi kapcsolatot építs ki, hiszen csak így tud igazán a segítségedre lenni! Szánj tehát időt arra, hogy megismerd őt, tudd meg, mi motiválja! Oszd meg vele jövőképedet, céljaidat és alapértékeidet, mutasd meg neki, hogyan illeszkednek a bizniszedbe, és munkájával milyen eredményekhez járul hozzá!
Előlegezd meg a bizalmat, és értékelni fogja, ha a csapat valódi tagjaként kezeled, nem pedig kívülállóként!
2. A feladatok megfelelő átadása
A feladatok megfelelő átadása kardinális kérdés a betanítás után! Néhány irányelvet ha figyelembe veszünk, akkor biztosan a legjobb teljesítményt és minőséget várhatjuk el asszisztensünktől.
2/a. Delegáld a feladatokat fokozatosan
Kezdetben csak 1-2 feladatot adj át, lehetőleg olyat, ami kevésbé sürgős! A feladatok mellé rendeljünk (racionális) határidőt akkor is, ha ráérősebb, hogy lásd, hogyan teljesít időre. Ha elkészült a kezdeti feladatokkal, akkor fokozatosan delegálhatjuk a többit is.
Így virtuális asszisztensednek lesz ideje belerázódni, megismerkedni a céged folyamataival, eszközeivel. Közben pedig láthatod, az egyes feladatokban hogyan teljesít, hol tart a beilleszkedésben.
2/b. Ütemezd az előre látható feladatokat
Bizonyára Te magad is készítesz tervet minden munkahétre, asszisztensed is szeretné jól beosztani idejét. Ha előre látod, hogy mely feladatokat fogod átadni, akkor jobb, ha rögtön delegálod, így elegendő rugalmasságot biztosítasz számára, hogy teljesíteni tudja a határidőket.
Ez különösen fontos, ha asszisztensed nem dolgozik teljes munkaidőben a cégednél! Ebben az esetben ugyanis más vállalkozások számára is munkát kell végeznie, hogy kitöltse a munkaidejét és a megfelelő bevételhez juthasson. Ilyen esetekben ha gyakran adsz neki nagyon sürgős feladatot, nem biztos, hogy mindig tudja majd a határidőt tartani!
2/c. Gyakori egyeztetés
Különösen az első hetekben lényeges, hogy gyakran, akár minden nap egyeztessetek, hiszen az elején még több kérdése lesz, és Te is szeretnéd látni, hogyan teljesít. Ezeken a meetingeken adhatsz visszajelzést a munkáját és hozzáállását illetően, adhatsz neki tanácsokat, és ha elégedett vagy, akkor delegálhatod a további feladatokat.
2/d. Ismétlődő feladatok
Érdemes az ismétlődő feladatokat külön összeszedni, és akár már az elején átadni ezeket, hiszen így egy feladatot egyszer kell megtanítani, viszont sokszoros időt szabadíthatsz fel magadnak. Ilyenek lehetnek pl. e-mailek kezelése, reagálás kommentekre, stb.
A felszabadult idődet máris használhatod arra, hogy egyre több és több feladat leírását elkészítsd, majd delegáld, így végül tényleg csak a lényeges feladatok maradjanak Neked.
Az ismétlődő feladatok átadásának van egy pszichológiai hatása is, ez pedig, hogy asszisztensed érzi, hosszú távon számítasz a munkájára, így még inkább beletesz mindent, hogy a legjobbat nyújtsa.
3. Produktív munkakörnyezet kialakítása
A virtuális asszisztensünk kezd betanulni, reméljük, hogy jól érzi magát és beváltja a hozzá fűzött reményeinket. Ahhoz, hogy ezt a lehető legjobban elősegítsd, vezetőként produktív környezetet kell teremtened számára.
Rengeteg módon lehet egy munkatársat inspirálni, de ha virtuális munkatársról van szó, a legjobb, ha az alábbi jól bevált alapokat mindenképp alkalmazod!
3/a. Légy türelmes, kommunikatív és együttműködő
Akár tegnap kezdett asszisztensed, akár már régóta dolgoztok együtt, előfordulhat, hogy időnként hibázik. Fontos, hogy légy türelmes és megértő, különösen az elején!
Fontos azonban, hogy akár egy tökéletes feladatmegoldás után, akár a kevésbé sikereseknél, mindig legyen visszacsatolás. Ne csak a hibákat közöljük, hanem a miérteket is, valamint, hogy hogyan javíthatja ki azokat. A feladat célja is legyen világos, hogyan illeszkedik a folyamatokba, miként szolgálja ez a biznisz egészét.
3/b. Meetingek
A kezdetekben gyakori, akár napi egyeztetés után áttérhettek a heti meetingre. A heti meetinget akkor is érdemes megtartani, ha épp nincs különösebb ok az egyeztetésre. Itt adhattok egymásnak visszajelzést, mesélhettek 1-2 rövid sztorit érdekességekről, vagy csak szimplán halljátok pár percig egymás hangját, ami segít fenntartani azt a kapcsolódást, ami az irodában való találkozást pótolja.
3/c. És végül ne feledd, a virtuális asszisztensnek is van magánélete
Bármilyen rendelkezésre állási időben állapodtok is meg, ezt tiszteletben kell tartanod. Biztosan lesz olyan, hogy este jut eszedbe egy feladat, vagy elfelejtesz átadni valamit, ilyen előfordul, de az nem oké, ha lehetetlen időben felhívod emiatt. Ilyenkor küldhetsz neki e-mailt, vagy más módon is delegálhatod a feladatot, de ilyenkor nem várhatod, hogy azonnal reagáljon!
Az asszisztensed emberi lény, van családja, magánélete. Ha megtiszteled azzal, hogy ezt figyelembe veszed, hálás lesz és még segítőkészebb!