Lehet, hogy az ügyfeleid mellett a napi utálatos feladatokra is marad energiád, de miért pazarolnád az idődet rájuk, ha tölthetnéd sokkal hasznosabban is?! Ilyenkor a legjobb döntés, ha alkalmazol egy virtuális asszisztenst, hogy átvegyen néhány feladatot, és Te foglalkozhatsz azzal, amit igazán szeretsz!

Kik a virtuális asszisztensek?

A virtuális asszisztensek olyan személyek, akik távmunkából, órabérben nyújtanak segítséget vállalkozások, pl. coach-ok számára. Fix munkabér helyett csak egy hóvégi elszámolás, és kész! Így lehet akár holnaptól saját asszisztensed néhány ezer forintért, akinek bármikor adhatsz egyedi, vagy rendszeres feladatokat.

Fontos, hogy az átadott feladatok mennyiségét, így a költségeket is mindig Te határozod meg! Bármikor csökkentheted, vagy akár növelheted asszisztensed igénybevételét, ahogy épp szükséged van rá. Ugye, milyen rugalmas?!

Azáltal pedig, hogy megszabadulsz az unalmas feladatoktól, fellélegezhetsz kicsit, és sokkal minőségibb szolgáltatást nyújthatsz ügyfeleidnek, ráadásul marad időd a tanulásra, fejlődésre is! Mert hát végül is nem ez a legfontosabb?!

Fussuk át, mik azok a tipikus feladatok, amik egy coaching vállalkozásban előfordulnak, és könnyedén átadhatod virtuális asszisztensednek!

1. A naptárad ütemezése, időpontok foglalása

Elfoglalt coachként az egyik legfontosabb dolog, hogy remekül gazdálkodj az időddel. Egy virtuális asszisztens, aki gondját viseli a naptáradnak, kezeli az időpont foglalásokat, optimalizálja a munkanapjaidat, ezzel rengeteg energiát szabadíthat fel számodra.

2. E-mailek kezelése, rendszerezése

Egy-egy email lekezelése nem vesz igénybe sok időt, de ha összeadogatod amit havonta a levelezésre szántál, akkor meglepő eredményt fogsz kapni! Ha csak 5 e-mailt kell megválaszolni minden nap, és ezek egyenként csak 5 percet vesznek igénybe, az napi szinten már 25 perc, hetente 2 óra, havi szinten pedig majdnem 10 óra, vagyis egy teljes nap minden hónapban. Hajmeresztő, ugye!?

Ha virtuális asszisztensed kezeli az e-mailjeidet, akkor ennek az időnek a legnagyobb része megspórolható. A beérkező e-maileket rendszerezi, amire kapott iránymutatást önállóan megválaszolja, és Neked már csak a maradékkal kell foglalkozni.

3. Ügyfelek követése, kezelése (follow-up)

Az ügyfelek minden coaching vállalkozás építőkövei, a legértékesebb elemei. Az új kapcsolatok kialakítása, a meglévőek fenntartása kulcsfontosságú a sikerhez. A sok ügyféllel és érdeklődővel való kapcsolattartás azonban igencsak időigényes. 

Mivel ezek a folyamatok többnyire sablonizálhatók, egy virtuális asszisztens könnyedén kézben tarthatja ezt a feladatot anélkül, hogy rengeteg időd menne rá. Folyamatosan kapcsolatban maradhatsz az érdeklődőkkel és a meglévő ügyfelekkel, akik ezáltal érezhetik, hogy igazán figyelsz rájuk! Egyre többen válnak ügyfeleddé, és közülük pedig egyre több lesz a visszatérő.

4. Közösségi média kezelése

Egy coach elmaradhatatlan eszköze a kapcsolat építésére az Instagram, a Facebook, a LinkedIn, és más közösségi média felületek. Ezek közül azonban, ha akár csak egyet is szeretnél tökéletesen kézben tartani, már az rengeteg időt felemészt.

Egy virtuális asszisztens szinte minden ezzel kapcsolatos feladathoz segítséget tud nyújtani! Bejegyzések létrehozásától és időzítésétől, a követők bevonásán keresztül, a kérdések megválaszolásáig bármit rábízhatsz. De akár gyűjthet ötleteket a következő bejegyzésekhez, feltérképezheti a trendeket, vagy utánanézhet az épp bevált gyakorlatoknak.

5. Tartalom előállítás

A tartalomírás a modern marketing egyik legfontosabb eszköze. Akár hasznos tippeket osztasz meg, akár ajánlasz néhány érdekes módszert, vagy épp rávilágítasz a célcsoportod egy-egy problémájára, a következetes és jó minőségű tartalom segíti a bizalom és a hitelesség építését. Ez pedig új ügyfeleket vonz be, és megerősíti a meglévő kapcsolataidat.

Időt szánni erre a feladatra azonban már korántsem olyan egyszerű! A jó hír viszont az, hogy egy virtuális asszisztens ebben is kényelmes és költséghatékony segítséget nyújthat. Segíthet a folyamatos tartalomkészítés minden fázisában. A témaötletek keresésében, források felkutatásában, a tartalom megírásában, a közzétételben, és akár a népszerűsítésben is.

6. Számlázás

Ha a jól megérdemelt bevétel csilingel a bankszámládon az lássuk be, nem egy rossz érzés! Akár mennyire is szereted a munkádat, mégis csak pénzért dolgozol. A számlák kiállítása, a befizetések nyomon követése, és az esetleges emlékeztetők folyamatos kezelése viszont már nem egy élményteli feladat, ráadásul igencsak időrabló. Ha pedig nem szeretnénk, hogy figyelmetlenség miatt egy-két bevételről megfeledkezzünk, ez a feladat némi összpontosítást is igényel.

Itt már mondanom sem kell, hogy virtuális asszisztensed mindezt rutinból elvégzi helyetted, és az összesített adatokból mindig követni tudod a pénzügyeidet.

7. Weboldal aktualizálás

Egyetlen biznisz sem létezhet weboldal nélkül, a coaching vállalkozások sem kivételek ez alól. Ma pedig már a digitális marketing fénykorában a weboldalak nem egy egyszerű névjegyként funkcionálnak, hanem komoly értékesítői szerepet töltenek be. Így aztán a weboldalad egyre összetettebbé válik, egyre több információt és folyamatot kell naprakészen tartanod.

Ha nem szeretnél, vagy már nem tudsz erre is időt szánni, akkor asszisztensed itt is nagy terhet vehet le a válladról! Feltöltheti a megírt bejegyzéseket, aktualizálhatja a tréningeket, kezelheti az időpontfoglaló rendszert, és elvégezhet más hasonló feladatot.

Neked mennyi időd megy el ezekre a feladatokra?

Akár teltházad van, akár nem, biztos vagyok benne, hogy ezt az időt tölthetnéd sokkal fontosabb dolgokkal is! Ha több időt szánsz ügyfeleidre, azt meg fogják hálálni! De mindig tanulhatsz valami új dolgot is, amivel legközelebb már a segítségükre lehetsz! 

Az idő véges, az eddig eltöltött idődet pedig már senki nem adja Neked vissza, bármire is ment el! Ha azonban ezután kevesebbet pazarolnál el belőle, egy virtuális asszisztens az, aki segíthet ebben!

Összegezve tehát

• Egy profi asszisztens, aki segít Neked a háttérből, hogy Te a legfontosabb feladatokra koncentrálhass! 
• Egy profi asszisztens, aki nem kér fix fizetést! Órabérben dolgozik, hogy csak annyiba kerüljön, amennyibe feltétlen szükséges! 
• Egy profi asszisztens, aki távmunkában folyamatosan rendelkezésedre áll, de csak a ténylegesen igénybe vett idejét kell megfizetned! 
• Egy profi asszisztens, aki azokért a feladatokért él-hal, amit Te biztosan gyűlölsz!

Hát nem tökéletes?! Egy Virtuális Asszisztens, aki alig várja, hogy segíthessen Neked, hogy Te még sikeresebb lehess!

Kattints ide, és tudj meg többet, hogyan lehet Neked is könnyedén saját virtuális asszisztensed!