Vállalkozóként valószínűleg Te is keresed a lehetőségeket, hogyan növekedhetne bizniszed egyre gyorsabban úgy, hogy közben ne kelljen halálra dolgoznod magad. Sokan tudják már, hogy erre kiváló megoldás egy jó virtuális asszisztens!
Ha már Te is eljutottál erre a pontra, és van egy virtuális asszisztensed (vagy már rajta vagy a témán), gratulálok! Bizniszednek máris esélyt adtál a komolyabb fejlődésre, de vajon már az is elegendő a sikerhez, ha megtetted ezt az első lépést, vagy van más hozzávaló is a sikerhez?!
Többen alkalmaznak már virtuális asszisztenst, de Magyarországon egyelőre kevesen tudják, hogyan is kell jól alkalmazni ezt a kitűnő lehetőséget. Így néhányan, akik már belevágtak, azt érezhetik, hogy ezzel csak egy plusz terhet vettek a nyakukba, és csak rabolja az idejüket. Mit tehetünk tehát azért, hogy ez ne így legyen, és a lehető legjobbat hozzuk ki virtuális asszisztensünkből?
Íme néhány tipp, amire ha figyelsz, hatalmas terhet vehet le a válladról, Te pedig a felszabaduló energiáddal óriási lendületet adhatsz vállalkozásodnak!
1. A megfelelő feladatokat add át!
Érdemes átgondolnod, hogy miért is alkalmazol virtuális asszisztenst! Túl sok a háttérmunka, és sosem jutsz a végére, így nem marad időd a lényeges dolgokra? Vannak feladatok, amik nem Neked valók, és valaki más ügyesebben elvégezhetné?
Mi az Easy Mondays-nél hiszünk abban, hogy a lehető legtöbb feladatot delegálni kell, így elegendő időd marad a bizniszed fejlesztésére! Sajnos azonban nem minden feladat olyan, ami delegálható! A Honnan fogom tudni, hogy milyen feladatot adjak virtuális asszisztensemnek? bejegyzésben kitérek arra, hogy mit érdemes és mit tilos delegálni.
Ha minél több időt szeretnénk magunknak felszabadítani, akkor könnyen gondolhatjuk, hogy a lehető legnagyobb feladatokat adjuk át, pedig a sok kicsi sokra megy alapon jobban járunk. Az hihetjük, hogy a sok apró feladat egyenként csak kevés időt vesz igénybe, de ha összeadjuk, meglepően komoly időtartamot kapunk, ráadásul ami ilyenkor rengeteg időt emészt fel, az a kis feladatok közötti váltás.
Az Adobe egy korábbi felmérése alapján egy vállalkozó átlagosan kb. napi 3 órát tölt el az e-mailek kezelésével! Ez heti 15 óra! Ennek az időnek a fele, csak az, hogy frissítjük, és szelektáljuk a leveleket, töröljük a spameket, megválaszoljuk a sablonos e-maileket, összegezve heti 1 munkanap megy ezzel a kukába, amit fontosabb dolgokkal is tölthetnél!
Az alábbi kérdéseket tedd fel magadnak, ha egy feladat delegálásán gondolkodsz:
- El tudná végezni valaki ezt a feladatot, ha megfelelő utasításokat adnék hozzá? (Vagy feltétlen kell a szenvedélyem és a szakértelmem?)
- Időrabló a feladat, és nincs komolyabb ráhatása bizniszemre az eredmény milyensége?
- Folyton halogatom a feladatot, mert utálom csinálni?
- Gyakran elhanyagolom, mert más feladatok magasabb prioritásúak?
Ha akár csak egyetlen kérdésre is igen a válasz, máris érdemes az adott feladatot delegálni!
2. Érthető iránymutatás és elvárások minden feladathoz
Ha megvan a feladat, amit delegálni szeretnél, érdemes figyelni a részletekre!
Ahhoz, hogy virtuális asszisztensed a lehető legjobban el tudja látni a feladatait, ne hibázzon és csak ritkán keressen kérdéseivel, a legjobb, ha már az elején minden eszközt megkap, amire szüksége van! Kezdve a részletes feladat leírástól, a szükséges hozzáférésekig mindent!
Az idő mindannyiunk számára érték, ezért sok vállalkozó úgy érzi, hogy a feladatok leírása, az útmutatók elkészítése csak egy újabb időrabló munka, de bízz bennem, sokszorosan meg fog térülni a ráfordított idő, ráadásul enélkül bizniszed biztosan meg fog torpanni a növekedésben! Ezek az útmutatók fogják segíteni virtuális asszisztensedet a munkában, hogy a lehető legjobban tudjon teljesíteni. Ezt csak egyszer kell megcsinálnod, asszisztensed pedig bármikor belenézhet, ha elakad valahol. Ráadásul ez alapján bármikor könnyedén átadhatod a feladatokat, amikor újabb asszisztensre lesz szükséged, így nem kell minden új munkatársnak újra és újra elmondanod az utasításaidat.
Fontos, hogy a feladat részletein túl virtuális asszisztensed tisztában legyen az ezzel kapcsolatos elvárásaiddal is! Az alábbiak megadása sokat segíthet:
- elvárt eredmény leírása
- preferált kapcsolattartási mód (pl. partnerekkel)
- kommunikációs stílus (ha szükség van rá)
- határidők, amiket be kell tartani
- szempontok, amik alapján méred az eredményeit
Bár fontos a szabályok felállítása, érdemes a folyamatok aprólékos részletezése helyett inkább az elvárt eredményre koncentrálni. Aki a nulláról építette fel vállalkozását, megszokhatta, hogy minden folyamatban részt vesz, és mindent a saját maga módszereivel csinál meg. Ha pedig valaki átveszi ezeket a feladatokat, nagy a késztetés a mikromenedzselésre, ami el is viszi az idődet, amit asszisztensed révén nyertél! És ha őszinték akarunk lenni magunkhoz, nem biztos, hogy mindig az általunk kitalált módszerek a legjobbak. Ahhoz, hogy a legjobbat hozhassuk ki virtuális asszisztensünkből, bizonyos fokú rugalmasság, nyitottság és bizalom sokat segíthet.
3. Légy elérhető!
A rendszeres kommunikáció elengedhetetlen eszköze a sikeres együttműködésnek minden területen, virtuális asszisztensed esetén sincs ez másként!
A leggyakrabban elkövetett hiba, hogy a virtuális asszisztenst rövid betanítás után magára hagyják. Fontos, hogy adj neki iránymutatást, hogy beilleszkedhessen, átláthassa a folyamatokat, részletesen megismerhesse az elvégzendő feladatokat és az ahhoz szükséges eszközöket. Bárki, aki bekerül egy új helyre dolgozni, kell egy kis idő, amíg megszokja a munkáját, ilyenkor egy kis türelem és támogatás részedről sokat segíthet.
A betanulási időszak után is fontos, hogy nyitva álljon az ajtód számára, és kérdezhessen, ha elakadt valamivel. Az idő múlásával egyre ritkábban lesz szüksége erre, ahogy egyre nagyobb gyakorlatra tesz szert.
Fontos a rendszeres meeting, hogy időről időre megbeszéljétek a feladatokat, ötleteket, és visszajelzést adhassatok egymásnak a közös munkáról. Ezek a meetingek segítenek, hogy emberibb kapcsolat alakuljon ki, ami gördülékenyebbé teszi a közös munkát.
Az elhangzott kérdéseket érdemes összegyűjteni, és ezzel frissíteni a feladatok leírását, így egy újabb asszisztens esetén ezek már magától értetődő dolgok lesznek. Ezt a feladatot természetesen rábízhatod virtuális asszisztensedre is! 😊
4. Rendszeres visszajelzés
Az egyetlen módja, hogy virtuális asszisztensed megtudja, hogy megfelelő munkát végez-e, ha visszajelzést adsz neki erről. A Gallup felmérése szerint azok a munkatársak, akik rendszeresen kapnak visszajelzést vezetőiktől, sokkal nagyobb lelkesedéssel végzik a munkájukat.
Ha hibát találsz, feltétlen jelezd! Ha világosan és építő jelleggel teszed, nem lesz bántó számára, és segít, hogy ne forduljon elő újra. Ugyanakkor fontos, hogy megoszd vele a pozitív visszajelzéseidet is! Mindig tudasd vele, ha elégedett vagy a munkájával, ezzel növelheted a munkakedvét, és még nagyobb odafigyeléssel hálálja majd meg.
Ha visszajelzést kérsz asszisztensedtől saját magad számára, az kiváló módja a megbecsülés kifejezésének, érezheti, hogy számít a véleménye. Ráadásul egészen más látásmódja miatt olyan ötleteket adhat, amire nem is gondoltál!
Minél jobban érzi magát a virtuális asszisztensed, annál nagyobb odafigyeléssel és odaadással fogja végezni a munkáját! Az American Psychological Association felmérése szerint azok a munkatársak, akik úgy érezték, hogy a munkáltatójuk megbecsülik őket, sokkal nagyobb elkötelezettségről és motiváltságról számoltak be, mint azok, akik időnként nem kaptak pozitív visszajelzéseket.
5. Adj egyre nagyobb önállóságot!
Ahogy egyre hosszabb ideje dolgoztok együtt, érezni fogod, mikor adhatsz egyre nagyobb önállóságot neki, amivel még több időt és energiát szabadíthat fel számodra, hiszen nem kell folyton engedélyeket kérnie apróbb rutinfeladatok elvégzése közben.
Ha még nem tetted, érdeklődj virtuális asszisztensednél korábbi munkáiról, könnyen lehet, hogy olyan tapasztalattal rendelkezik, amire nem is gondoltál, így akár már az elején könnyedén elengedheted a kezét bizonyos területeken.
Összegezve
A virtuális asszisztens az egyik legjobb befektetés, amivel egy vállalkozó elősegítheti biznisze növekedését! Egy jó virtuális asszisztens segíthet növelni a vállalkozás termelékenységét és hatékonyságát, lehetővé teszi, hogy Te, mint tulajdonos, a szakértelmedet és szenvedélyedet igénylő feladatokra koncentrálhass, és olyan munkát végezz, aminek komoly ráhatása van az eredményekre.
Annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozz ki virtuális asszisztensedből, mindig ügyelj arra, hogy megfelelő feladatokat és egyértelmű iránymutatással adj át, folyamatos legyen köztetek a kommunikáció.