Egy virtuális asszisztens alkalmazása akkor lesz igazán hatékony, ha a megfelelő alapokat megteremted hozzá. A legfontosabb, hogy pontosan tudnod kell, milyen feladatokat szeretnél rábízni! Sok múlik ezen, hogy később hasznosnak ítéled-e meg az asszisztensed munkáját, vagy csak nyűg lesz a nyakadon!
Ha régóta egyedül viszed a bizniszt, könnyen kialakulhatott benned az az érzés, hogy Te vagy az egyetlen, aki képes megoldani a feladatokat. Azonban hidd el, hogy ez majdnem biztos, hogy nem így van! A téma szakértői is azt sulykolják, hogy az első segítség, amit egy vállalkozó igénybe vesz, az asszisztens legyen!
Nézzük tehát, mik azok a feladatok, amiket biztos, hogy Te is delegálhatsz!
1. Miért fontos, hogy tudjuk, mit szeretnénk delegálni virtuális asszisztensünknek?
Könyvelőhöz akkor fordulunk, ha adóügyekben van szükségünk segítségre. Orvoshoz akkor megyünk, ha betegek vagyunk. Egy virtuális asszisztenst is akkor veszünk igénybe, ha tudjuk, miért van rá szükségünk, avagy milyen feladatokat szeretnénk rábízni.
Ha már látod a delegálható feladatokat, rögtön tiszta képed lesz a cégedről, hogy pontosan milyen jellegű segítségre is van szükséged. Ha pl. a közösségi média kezelését szeretnéd asszisztensre bízni, akkor olyan valakire lesz szükséged, aki jártas ezen a területen, de ha általános adminisztrációhoz keresel támogatást, akkor a legjobb választás egy ebben tapasztalt személy.
A feladatlista segíthet abban is, hogy lásd, milyen mértékű segítséget nyújthat egy virtuális asszisztens, és mennyi időt szabadíthat fel számodra.
Mi történik, ha nincs feladatlistád?
Ha nem készítesz átgondolt feladatlistát, vagy csak véletlenszerű feladatokkal szórod tele, virtuális asszisztensed biztosan nem fog tudni látványos eredményt produkálni. Felszabadít némi időt, de hamar azt fogod érezni, hogy alig van különbség a vele és a nélküle között. Ha viszont előre tervezel, úgy fogod érezni, mintha minden könnyebb lenne és bizniszed mégis folyamatosan fejlődik!
Mi történik, ha nem tervezel:
1. probléma: Könnyen kifogyhatsz a feladatokból
Ha nincs gondosan felépített feladatlistád, csak ad-hoc adsz feladatot virtuális asszisztensednek, folyton kifogysz az átadható feladatokból. Ilyenkor jön az, hogy jó, akkor nincs is szükségem asszisztensre, úgysem tudok neki elég feladatot adni! Ezzel pedig nagyjából be is biztosítottad, hogy idő és energia híján képtelen leszel fejlődést produkálni!
2. probléma: Nem a megfelelő tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztenst választod
Minden virtuális asszisztens más és más területeken szerzett tapasztalatot, így más és más területeken tud a leghatékonyabb segítséget nyújtani. Ez eddig logikus! A gond viszont akkor van, ha nem vagy felkészült a delegálandó feladatokkal kapcsolatban, csak később akarod kitalálni, mire is használnád asszisztensedet, akkor könnyen lehet, hogy nem a megfelelőt fogod választani.
Nézzünk egy példát egy rövid feladatlistára:
- Készítsen Instagram posztokat a Canva használatával
- Kezelje a hirdetéseket az Instagramon
- Reagáljon a kommentekre
- Egyeztessen influencerekkel az együttműködésről
- Készítsen elő szerződést, és küldje el
- Állítson ki számlát az ügyfeleknek
- Tartsa karban az e-mail postafiókot, válaszoljon a sablonos e-mailekre
- Töltse fel a weboldalra az új blog posztokat
Ha pl. a listád így néz ki, akkor rögtön látni fogod, hogy olyan virtuális asszisztensre van szükséged, aki jártas a közösségi média kezelésében, és általános feladatokat is elvégez.
Egy ilyen lista nélkül csak vakon válogathatsz a potenciális asszisztens jelöltek közül, és csak később derül ki, hogy alkalmas lesz-e számodra. Egy rosszul sikerült választás pedig kedvedet szegheti a további próbálkozásoktól, aminek veszélyét az előző pontban már ecseteltem. Érdemes tehát felkészülten belevágni!
3. Mik azok a feladatok, amiket sosem delegálunk egy Virtuális asszisztensnek?
Nem minden feladat egyforma. Vannak feladatok, amik kifejezetten asszisztensnek valók, de vannak, amiket cégvezetőként Neked kell megcsinálnod.
Valószínű érezni fogod, hogy mik azok a feladatok, amikhez mindenképpen Te kellesz: ezek azok, amik fontosak számodra, vagy kifejezetten nagy hatással vannak a bizniszed fejlődésére. Pl. ha Te vagy a céged szakértője, akkor bármennyire is nem vagy sales-es típus, Neked kell az új ügyfelekkel tárgyalni, senki sem lenne alkalmasabb erre, legfeljebb meg kell tanulnod pár sales-es technikát! Virtuális asszisztensed majd elvégez más feladatokat, amivel időt nyer Neked ehhez.
Azokat a feladatokat sosem delegáljuk, amikhez szükség van a szakértelmedre, tapasztalatodra és tulajdonosi szenvedélyedre! Cégvezetőként ezek azok, amikre koncentrálnod kell, minden más delegálható!
Egy-két példa, amit sosem adunk át asszisztensnek:
- üzleti megbeszélések
- üzleti és marketing terv készítése
- alkalmazottak értékelése
- …
4. Mik azok a feladatok, amiket érdemes delegálni?
Általában az alábbi 3 csoportba tartoznak azok a feladatok, amiket érdemes delegálni:
- NEM TUDOD: feladatok, amikhez nem értesz
- NEM SZERETED: feladatok, amiket nem szeretsz
- NEM FONTOS: feladatok, amik csak az idődet viszik, de bárki elvégezhetné
Delegáld azokat a feladatokat, amik nem az erősségeid!
Érdemes egy megfelelő tapasztalattal rendelkező virtuális asszisztensnek átadni az ilyen rutinfeladatokat, mint pl.
- kapcsolattartás a könyvelővel
- blog poszt megírása, feltöltése
- közösségi média fiók kezelése
Ha az üzlet szempontjából nagyon fontos feladatkörökben hiányos a tudásod, érdemes inkább egy profi szakértőt alkalmazni, vagy konzultálni, de semmiképp nem asszisztensnek kiadni!
Add át azokat a feladatokat, amiket utálsz csinálni!
Szeretsz unalmas e-maileket nyitogatni, sablon szövegeket bemásolni? Tuti, hogy nem!
Ezek kiváló feladatok, amiket egy Virtuális asszisztens elvégezhet.
Ahelyett, hogy egyesével átbogarásznál minden egyes e-mailt, asszisztensed átnézi őket, a nagyját el is intézi önállóan, és Neked már csak az marad, amit kifejezetten Neked kell elintézni. A felszabadult idődben pedig csinálhatod azt, amitől a céged fejlődik.
A szabály azonban itt is érvényes, az üzlet szempontjából kritikus feladatokat akkor sem delegáljuk, ha nem szeretjük csinálni!
Delegáld az időrabló feladatokat!
A hatékonyság egyik kulcsa, hogy minél jobban csökkentsük a külső zavaró tényezőket, miközben fontos feladaton dolgozunk. Márpedig az időrabló rutinfeladatok folyton kizökkentenek minket, pl. jött egy e-mail, elfelejtettünk kiküldeni egy szerződést, stb.
Egy tanulmány szerint, ha kizökkenünk egy komolyabb odafigyelést igénylő nagyobb feladatból, átlagosan 23 percbe telik, mire újra fókuszáltak leszünk. Ha tehát szeretnéd teljes figyelmedet a fontos feladatokon tartani, delegálnod kell a rutinfeladatokat, pl.
- közösségi média kezelése
- e-mailek kezelése
- időpontok egyeztetése
- számlák kiállítása
- …
5. Gyakorlati tippek, hogyan állítsd össze a delegálandó feladatlistát
A legjobb feladatok, amiket átadhatsz azok, amiket már Te magad is csináltad, tökéletesen átlátod, de csak megy vele az időd. Ezeket könnyedén meg tudod tanítani virtuális asszisztensednek.
Használd ezt az egyszerű módszert!
Gyakran előfordul, hogy vállalkozók nehezen tudnak különbséget tenni azon feladatok között, amit csak ők maguk képesek elvégezni, és azok között, amiket más is megcsinálhatna. Íme egy egyszerű módszer a kiválasztáshoz:
- Vegyél elő egy darab papírt és egy tollat (vagy egy excel táblát)!
- Írd a bal-felső sarokba: „Csak én tudom megcsinálni”!
- A jobb-felső sarokba pedig: „Más is elvégezheti”!
Írj fel minden feladatot, ami eszedbe jut!
Minden feladatnál tedd fel magadnak a kérdést: „Ezt feltétlenül nekem kell elvégeznem, vagy más is meg tudja csinálni, ha megmutatom neki?”
A választól függően írd fel az egyik vagy másik oszlopba, vagy tedd mellé a megfelelő jelölést!
Ez után menj végig a „Csak én tudom megcsinálni” oszlop feladatain, és tedd fel újra a kérdést, majd írd át a másik oszlopba, ha már másképp látod!
Sokszor nagyon nehéz elengedni a feladatokat, de rengeteg olyan feladatra vesztegetjük az időnket, amit egy asszisztens is elvégezhetne!
Ha eljött az idő, hogy el kell magyarázni a feladatot
Minden vállalkozó a maga módján végzi a feladatokat. Ha néhány feladattal kapcsolatban kétségeid vannak, hogy el tudnád-e jól magyarázni, hogyan is kell csinálni (pl. hogyan kezeled az ügyfeleket), ne aggódj!
A virtuális asszisztensek rugalmasak és jól alkalmazkodnak, sok ügyféllel dolgoztak már együtt, ráadásul úgy rendezkedtek be, hogy egy életen át tanulniuk kell. Egyszerűen csak kezdd el megbeszélni asszisztenseddel a feladatot, és szinte biztosan érteni fogják, amit szeretnél kérni tőlük!
Ismétlődő feladatok
Az ismétlődő feladatok a legjobbak, ezeket feltétlenül érdemes delegálni!
Pl. Ha szeretnéd, hogy egy virtuális asszisztens kezelje az e-mail fiókodat, egyszerű átadni a feladatot. Adsz neki egy hozzáférést, és elmagyarázod, hogy mit vársz el tőle. Ami az óriási benne, hogy egyszer kell átadni a feladatot, és onnantól felszabadult 1-2 órád minden nap!
Gyakorlatilag az ismétlődő feladatok azok, amik igazán értékessé teszik a virtuális asszisztenst! Ráadásul a háttérmunka legnagyobb része ismétlődő feladat, vagyis egyszer átadod, és már fel is szabadult az időd, amit fordíthatsz a legfontosabbra: a bizniszed fejlődésére!