Új vállalkozás indításakor általában egyedül töltünk be minden szerepkört. Mi végezzük az adminisztrációt, kezeljük a közösségi médiát, de mi vagyunk az ügyfélszolgálatosok és az értékesítők is egy személyben. Ahogy azonban egyre növekszik a vállalkozás, egyre több figyelmet igényelnek az egyes területek, ami egyre megterhelőbbé válik szellemileg, és a munkanapjaink is csak hosszabbak és hosszabbak lesznek. Kezdünk stresszesek lenni, kapkodjuk a fejünket, elfelejtünk és halogatunk feladatokat, később pedig romlik a szolgáltatásunk minősége is. Ha nem szeretnénk beragadni ebbe a csapdába, a legjobb, amit tehetünk, ha segítséget vonunk be! Egy virtuális asszisztens rengeteg feladatot átvehet tőlünk, hogy mi foglalkozhassunk azokkal a feladatokkal, amik segítenek bizniszünknek fejlődni, növekedni!
A feladatok delegálása azonban az ebben járatlanok számára elég ijesztő lehet, hiszen amit eddig csináltunk az jól működött, vajon más is el tudja-e majd ugyanolyan jól végezni?! Egy nemrég készült tanulmány szerint a vállalkozók munkanapjainak 30%-át rabolják el a háttérfeladatok. Ezek ugyan fontosak a működés szempontjából, de nincsenek különösebb hatással a növekedésre, semmilyen formában nem teremtenek értéket. Pl. az e-mailek kezelése, időpont egyeztetések és ütemezések, adatrögzítés, dokumentumok előkészítése, számlázás, stb. Ezeket a feladatokat könnyedén átadhatjuk, hiszen nem bonyolult elmagyarázni egy asszisztensnek, hogyan is kell elvégezni.
John C. Maxwell írót idézve: „Ha pár apró dolgot kiválóan akarsz csinálni, csináld meg magad! Ha nagy dolgokat szeretnél létrehozni, tanulj meg delegálni!”. De vajon miért van az, hogy rengeteg vállalkozó idegenkedik, sőt kifejezetten tart tőle, hogy elkezdjen delegálni?!
Nézzük meg, mi az a 4 fő indok, ami miatt a vállalkozók nehezen kezdenek el delegálni! Ha megvan, hogy Téged melyik tart vissza, máris közelebb kerültél ahhoz, hogy legyőzd magadban! Igyekszem tippeket adni, hogyan kerekedj ezeken felül, hogy visszaszerezhesd azt az időt, amit a kevésbé lényeges feladatokkal veszítesz el, és elérhesd azokat a célokat, amiért olyan keményen dolgozol!
1. „Nem tudom, milyen feladatokat kellene átadni”
Ez az egyik leggyakoribb akadály típus, amiért a vállalkozók nem kezdenek el delegálni. Minden vállalkozás más és más, más és más feladatokkal, így most nem azt fogom Neked megmondani, hogy pontosan mit is kellene delegálnod, inkább adok némi iránymutatást ehhez. Ha szeretnél egy szakértőtől részletes tanácsot kapni, érdemes bejelentkezni az Easy Mondays ingyenes konzultációjára!
Ha az adott feladatra ráhúzható az alábbiak egyike, máris érdemes lehet meggondolni, hogy delegáld egy virtuális asszisztensnek:
Nem feltétlen szükséges a Te szakértelmed az elvégzéséhez
Érdemes feltenni a kérdést, hogy „Csak én tudom elvégezni a feladatot, vagy más is meg tudja csinálni, a megfelelő iránymutatásokkal?” Ha a válasz az, hogy más is elvégezheti, nem is érdemes sokat gondolkodni, hogy delegáld!
Ismétlődő, vagy rutinszerű feladatok
Gyűjtsd össze a rendszeresen előkerülő rutinfeladatokat, amik egyenként ugyan nem kerülnek sok időbe, de ha összeadjuk őket, akkor már több órát is elvihetnek egy héten. Ezek a feladatok többnyire nem igényelnek szakértelmet, könnyedén átadhatók, elmagyarázhatók. Az időnyereség pedig sokszoros, hiszen egyszer kell delegálni, és onnantól minden egyes ismétlődéssel időt nyerünk vele, hogy nem nekünk kell csinálni.
Ha ezek a feladatok összességében napi 1-2 órát is kitesznek, már érdemes is elkezdeni a delegálást!
Időrabló feladatok, amiknek nincs ráhatása a vállalkozás fejlődésére
Ezeket a feladatokat is el kell végezni, de a feladat nincs közvetlen ráhatással a vállalkozásod sikerességére. Ilyen pl. a számlázás, szerződések előkészítése, e-mailek kezelése, stb.
Ezeket a feladatokat, ha Te magad végzed el, akkor elvonja az időt azoktól a tevékenységektől, amik viszont tényleg fontosak (pl. marketing terv). Különösen érdekes tény, hogy a legtöbb esetben az igazán fontos feladatok nem sürgősek, legfeljebb akkor, ha már az időhiány miatt addig halogattad, hogy azzá váltak.
Nem élvezed, ezért gyakran halogatod
Ha pl. nem szeretsz blogot írni, biztosan gyakran előfordul, hogy felborul a rendszeresség, ritkábban kerülnek ki új tartalmak, pedig tudod, hogy nagyon fontos lenne, de mégis egyre csak tologatod. Mindannyiunknak vannak ilyen típusú feladatai, ami fontos lenne, de addig halogatjuk, amikor már kritikussá, vagy akár végzetessé válik az elmulasztása.
Előzd meg, és delegáld ezeket a feladatokat! Sok virtuális asszisztens rendelkezik olyan remek képességekkel, amire Neked épp szükséged van, és megkönnyebbülsz, amikor azt látod, hogy rendben mennek az utálatos dolgok is.
Most biztosan azt mondod, hogy jó, de annyit nem akarok fizetni érte! Ha abból indulsz ki, hogy Neked mennyi időbe telik pl. megírni egy blog posztot, elsőre úgy tűnhet, hogy sokba fog kerülni. De vedd figyelembe, hogy akinek a kisujjában van az adott tevékenység, sokkal rövidebb idő alatt fog végezni vele, mint Te. Így viszont órabérben számolva olcsóbb lehet, mint gondolni mernéd!
Szereted csinálni, de nem igazán fontos a feladat
Sokan megtartják ezeket a feladatokat, mert örömöt okoz, de érdemes átgondolni, hogy mennyi időt von el a valóban fontos feladatoktól!
Miután összeszedted a feladatokat, amiket a fentiek alapján delegálnod kellene, csukd be a szemed egy pillanatra, és képzeld el a napjaidat ezek nélkül a feladatok nélkül! Ha megkönnyebbülést érzel, vagy izgatottságot, akkor ne is habozz tovább, vágj bele!
2. „Nincs időm, hogy betanítsak bárkit is, inkább megcsinálom”
Ha a feladat listád végtelen, a napjaid fullon vannak, nehéz rávenni magad, hogy elkezd összeszedni a delegálható feladatokat, útmutatót készíts hozzájuk, vagy elmagyarázd új asszisztensednek, akit még ráadásul azt sem tudod, hogy ki lesz … így inkább megcsinálod magad.
Ez teljesen érthető! De ha mindig erre fogod, sajnos sosem lépsz egyről a kettőre, később sem lesz több időd, a helyzet pedig később sem fog változni, csakis akkor, ha végre felveszel egy asszisztenst! A betanításra szánt időre úgy kell tekintened, mint egy befektetésre, ami bízz bennem, busásan meg fog térülni már az első feladatok átadásakor!
Ilyenkor a legjobb megoldás, ha nem főállású asszisztensben, hanem egy virtuális asszisztensben gondolkodsz, hiszen akkor csak a ténylegesen munkával töltött idejét kell kifizetned, fix havi munkabér helyett! Ez pedig azt jelenti, hogy elkezdheted kicsiben, vagyis átadsz neki néhány olyan feladatot, ami könnyen elmagyarázható és rendszeresen ismétlődő, amivel nyersz annyi időt, hogy újabb feladat csomagot adj át, és így tovább. Fizetned pedig mindig csak annyit kell, amennyi feladatot átadtál. Szenzációs, nem?!
Ha nem akarsz még az új virtuális asszisztensed megkeresésével is időt tölteni, bízd magad az Easy Mondays-re, ahol felkészült és tapasztalt virtuális asszisztensek várják, hogy akár holnaptól segíthessenek Neked!
3. „Nem akarom kiengedni az irányítást a kezemből”
Cégvezetőként teljesen természetes, hogy szeretnénk kézben tartani az irányítást! Végül is rengeteg munkát fektettünk abba, hogy vállalkozásunk eljusson odáig, ahol most tart. De nem szabad abba a csapdába esni, hogy azt higgyük, csak mi vagyunk képesek elvégezni minden feladatot!
A delegálás nem azt jelenti, hogy kiengedjük a kezünkből a vállalkozásunk irányítását. Az irányítás továbbra is nálunk van! A delegálás annyit tesz, hogy olyan emberekkel vesszük körül magunkat, akik bizonyos feladatot ugyanolyan jól és gyorsan, vagy még jobban és gyorsabban el tudnak végezni, mint mi! Méghozzá azért, hogy mi összpontosíthassunk a vezetői feladatokra, és a lehető legtöbbet hozzuk ki saját bizniszünkből! Ez az egyetlen módja, hogy igazán sikeresek legyünk, és bizniszünk eljusson oda, ahova megálmodtuk!
4. „Ha más is besegít, már nem érzem magam olyan fontosnak”
Ha szüleink úgy neveltek minket, hogy dolgozzunk keményen, mert csak így lehetünk sikeresek, akkor könnyen érezhetjük kevésbé értékes embernek magunkat, ha delegálunk néhány feladatot. Úgy érezhetjük, hogy romlott a munkamorálunk, ha nem mi csinálunk mindent! A folyamatos elfoglaltság érzése biztosítja számunkra a fontosság érzését!
Elkötelezett vállalkozónak lenni azonban nem azt jelenti, hogy halálra dolgozzuk magunkat! Ezzel csak azt érjük el, hogy egy idő után kiégünk, stresszesek leszünk, vállalkozásunk pedig már nem csak hogy nem fog növekedni, hanem egyenesen hanyatlani kezd, silányabb lesz a minőség, elfordulnak a vevőink, stb.
Személyes tapasztalatból mondom, hogy a delegálás körüli bűntudattal érdemes mihamarabb megküzdeni, ami tudom, hogy nem könnyű! De ha nem győzöd le ezt az érzést, akkor továbbra is maradsz a mókuskerékben, 80-100 órát dolgozol egy héten, de miért is?! Élvezni úgysem fogod tudni, hiszen sosem lesz rá időd! Ha viszont átszakítod ezt a gátat, akkor hatalmas lépést tettél a siker felé vezető úton!
Összefoglalva
Minden vállalkozónak elérkezik az a pont, amikor egyedül már nem képes minden feladatot magas színvonalon elvégezni, és ha tovább szeretne fejlődni és növekedni, akkor be kell vonnia segítséget.
A feladatokat nehéz elengedni ilyen-olyan okok miatt, de kulcsfontosságú, hogy megküzdjünk ezzel az érzéssel, annak érdekében, hogy sikerre vigyük bizniszünket.
Hogy mi a közös a legsikeresebb vállalkozókban!? Az a képesség, hogy delegálni tudják az időrabló feladatokat, így stresszmentesen összpontosíthatnak arra, ami valóban hozzájárul a vállalkozás fejlődéséhez!
Biztosan hallottad már a legsikeresebbek által unalomig ismételt szlogent: „Work smarter, not harder!”